Основа электронной подписи документов: кому нужна, виды, как пользоваться
Электронная цифровая подпись (ЭП, ЭЦП) – это цифровой аналог обычной, который подтверждает подлинность документа и личность его автора. Она широко применяется в бизнесе, при взаимодействии с государственными органами и даже в быту. Несмотря на кажущуюся сложность, ЭП давно стала частью повседневной жизни. Рассмотрим, кому и зачем нужна электронная подпись, как её использовать, какие бывают её виды и почему для большинства задач достаточно простой ЭЦП.
Кому нужна ЭП
Подписание документов онлайн имеет широкий спектр применения, поэтому может понадобиться в самых разных сферах.
Электронная подпись для физических лиц поможет при получении государственных и муниципальных услуг, участии в онлайн-торгах, работе с договорами, подаче заявлений или жалоб. Например, с её помощью можно подать декларацию в ФНС, оформить ИП, получить справки, подать бумаги в вуз, проголосовать на «Госуслугах», подать заявление в ЗАГС или суд.
Самозанятым такая технология понадобится для работы через онлайн-платформы, регистрации в налоговой и обмена документами с клиентами. Такие работники могут использовать ПЭП или УКЭП для сдачи отчётности и подписания актов.
Компании и предприниматели применяют ЭП для подачи отчётности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат), участия в госзакупках, заключения договоров, электронного документооборота с контрагентами. ЭЦП позволяет подписывать всё дистанционно, экономя время и ресурсы.
Государственные и бюджетные организации используют её для работы со служебными бумагами, взаимодействия с другими ведомствами и в ЭДО.
Виды ЭП
Существуют три вида, различающиеся по степени защиты и юридической силе:
- простая электронная (ПЭП). Это самая доступная и удобная форма. Она подтверждает, что всё подписано конкретным человеком, но не обеспечивает криптографическую защиту. Например, это подтверждение операции через код из СМС, вход по паролю, авторизация через портал «Госуслуги». ПЭП подходит для получения большинства госуслуг, подачи заявлений, дистанционного обучения, внутреннего документооборота, онлайн-голосований;
- усиленная неквалифицированная (УНЭП), которая создаётся с использованием криптографических средств, но не требует обязательного сертификата для электронной подписи. Её применяют для взаимодействия между компаниями, если стороны заранее договорились об использовании. Она подходит для работы с внутренними и внешними документами, в системах ЭДО, взаимодействия с контрагентами;
- усиленная квалифицированная (УКЭП) имеет наивысший уровень защиты и юридическую силу. Выдаётся удостоверяющим центром, аккредитованным Минцифры России. Обязательна при подаче юридически значимых бумаг в государственные органы. Она необходима для работы компаний с налоговой, участия в госзакупках, подписания контрактов с органами власти, подачи отчетности в контролирующие органы.
Как получить ЭЦП
Физическое лицо может получить ПЭП, зарегистрировавшись на портале «Госуслуги». Также обычные граждане и компании могут воспользоваться специальными сервисами, предоставляющими такую услугу. Для усиленной потребуется обратиться в удостоверяющий центр, предъявить паспорт и СНИЛС, пройти процедуру идентификации. Подпись может быть выпущена на защищённой флешке (токене) или облачном сервисе.
Как использовать ЭП
Применение зависит от её вида и цели. Например, с помощью такой технологии вы можете войти в личный кабинет на «Госуслугах» и подать заявление (через подтверждённую учётную запись). Также есть возможность отправить отчётность в ФНС или участвовать в тендере (только с УКЭП).
В системах ЭДО ЭП автоматически вставляется при подписании. При этом документ не нужно распечатывать или дублировать на бумаге. Он имеет такую же юридическую силу, как и бумажный.
Также вы можете работать с большинством договоров, согласий и актов.
Почему большинству пользователей достаточно простой подписи
ПЭП охватывает 90% типичных задач физического лица. Например, электронная подпись для «Госуслуг» поможет взаимодействовать с государственными порталами, подать заявления, пользоваться образовательными платформами, получать справки. Она не требует отдельного оборудования, легко оформляется и проста в использовании. УКЭП нужна в основном профессионалам: юристам, бухгалтерам, представителям компаний, госслужащим.
Современные технологии позволяют использовать ЭП через облачные сервисы, без токенов и установки программ. Это удобно для мобильной работы и подписания документов с любого устройства. Такие решения уже внедряются в банках, госорганах и бизнесе.
ЭЦП стала необходимым инструмент как для бизнеса, так и для обычных людей. Её использование экономит время, упрощает доступ к услугам и делает процессы безопаснее. Большинству граждан достаточно простой подписи, а для профессиональной деятельности подойдёт усиленная. Главное – понимать свои задачи и выбрать подходящий вид ЭП.
Фото: pixabay
