Индивидуальные предприниматели, которые привлекают наемных работников, сталкиваются с полным спектром обязанностей работодателя. В 2025 году кадровое законодательство претерпело значительные изменения, которые напрямую затрагивают ИП. В этих условиях онлайн‑бухгалтерия с кадровым модулем помогает автоматизировать расчёт зарплаты, вести электронные трудовые книжки и формировать отчётность по новым правилам без ручных ошибок.
Разбираем новые требования и практические аспекты ведения кадрового учета.
Основные обязанности ИП как работодателя
Индивидуальный предприниматель, принимающий на работу сотрудников, автоматически становится работодателем со всеми вытекающими обязанностями. В отличие от юридических лиц, ИП несет персональную ответственность за соблюдение трудового законодательства.
Ключевые обязанности ИП-работодателя:
-
Ведение трудовых книжек или предоставление сведений о трудовой деятельности
-
Оформление трудовых договоров в соответствии с ТК РФ
-
Обеспечение безопасных условий труда
-
Своевременная выплата заработной платы
-
Предоставление отпусков и соблюдение режима рабочего времени
Изменения в трудовом законодательстве 2025 года
Новые правила премирования
С 1 сентября 2025 года вступают в силу кардинальные изменения в статье 135 ТК РФ. Теперь ИП, применяющие системы премирования, должны четко регламентировать:
Обязательные элементы системы премирования:
-
Виды премий и их размеры
-
Сроки и основания выплат
-
Показатели эффективности работы
-
Условия депремирования за дисциплинарные нарушения
Важное ограничение: снижение премии не должно уменьшать месячную заработную плату более чем на 20%. Это правило защищает работников от чрезмерного депремирования.
Особенности работы несовершеннолетних
Расширены возможности привлечения подростков к работе в выходные дни в период летних каникул. ИП может привлекать несовершеннолетних к работе в выходные при условии:
-
Работы по направлению службы занятости
-
Деятельности в составе студенческих отрядов
-
Получения письменного согласия работника и родителей
Изменения в расчете среднего заработка
Обновленные правила расчета среднего заработка затрагивают выплаты при увольнении. ИП необходимо пересмотреть методики расчета компенсаций и выходных пособий.
Документооборот и кадровое делопроизводство
Обязательные кадровые документы для ИП
Основной пакет документов:
-
Трудовые договоры с работниками
-
Приказы о приеме, переводе, увольнении
-
Табель учета рабочего времени
-
Личные карточки работников (форма Т-2)
-
Книга учета движения трудовых книжек (при работе с бумажными версиями)
Локальные нормативные акты:
-
Правила внутреннего трудового распорядка
-
Положение об оплате труда
-
Положение о премировании (при наличии стимулирующих выплат)
-
График отпусков
Электронные трудовые книжки
ИП обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд. При приеме на работу нового сотрудника необходимо выяснить его выбор относительно ведения трудовой книжки и соответствующим образом организовать документооборот.
Особенности оплаты труда у ИП
МРОТ и региональные стандарты
В 2025 году федеральный МРОТ составляет 19 242 рубля. ИП обязан обеспечить каждому работнику заработную плату не ниже этого размера. В регионах с установленным региональным стандартом действует более высокая планка.
Сроки выплаты заработной платы
ИП должен выплачивать заработную плату не реже чем каждые полмесяца с интервалом не более 15 календарных дней. Конкретные даты выплат фиксируются в трудовом договоре или правилах внутреннего трудового распорядка.
Налоговые обязательства ИП-работодателя
НДФЛ с доходов работников
ИП выступает налоговым агентом по НДФЛ с заработной платы сотрудников. В 2025 году действует прогрессивная шкала налогообложения:
-
13% — до 2,4 млн рублей в год
-
15% — от 2,4 до 5 млн рублей
-
18% — от 5 до 20 млн рублей
-
20% — от 20 до 50 млн рублей
-
22% — свыше 50 млн рублей
Страховые взносы
ИП обязан начислять и уплачивать страховые взносы:
-
На обязательное пенсионное страхование — 22%
-
На обязательное социальное страхование — 2,9%
-
На обязательное медицинское страхование — 5,1%
-
На страхование от несчастных случаев — от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса риска
Отчетность ИП-работодателя
Обязательные отчеты
Ежемесячная отчетность:
-
Расчет по страховым взносам (РСВ)
-
Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М)
Квартальная отчетность:
-
Расчет по форме 6-НДФЛ
-
Сведения о стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ) — до 1 марта
Годовая отчетность:
-
Справки о доходах работников (справки 2-НДФЛ или 6-НДФЛ)
В условиях усложняющихся требований к отчетности автоматизация кадрового учета и расчета зарплаты становится жизненной необходимостью для ИП, позволяя избежать ошибок и штрафов.
Охрана труда у ИП
Обязанности по охране труда
ИП с количеством работников до 50 человек может не создавать службу охраны труда, но обязан:
-
Обеспечить безопасные условия труда
-
Провести специальную оценку условий труда
-
Организовать обучение по охране труда
-
Обеспечить работников средствами индивидуальной защиты
Медицинские осмотры
Для отдельных категорий работников обязательны предварительные и периодические медицинские осмотры. ИП должен организовать и оплатить такие осмотры за счет собственных средств.
Ответственность ИП за нарушения
Административная ответственность
ИП несет личную ответственность за нарушения трудового законодательства:
-
Штрафы от 1 до 50 тысяч рублей за различные нарушения
-
Дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет в особо серьезных случаях
-
Приостановление деятельности на срок до 90 суток
Уголовная ответственность
За систематическую невыплату заработной платы ИП может быть привлечен к уголовной ответственности с возможным лишением свободы.
Практические рекомендации для ИП
Организация кадрового учета
Базовые принципы:
-
Ведите четкий учет рабочего времени всех сотрудников
-
Своевременно оформляйте все кадровые изменения
-
Регулярно обновляйте локальные нормативные акты
-
Контролируйте сроки прохождения медосмотров и обучения
Минимизация рисков
Ключевые меры предосторожности:
-
Заключайте письменные трудовые договоры со всеми работниками
-
Документируйте все дисциплинарные взыскания
-
Ведите подробный учет отработанного времени
-
Своевременно уплачивайте все налоги и взносы
Использование современных технологий
Автоматизация кадровых процессов помогает ИП:
-
Избежать ошибок в расчетах
-
Своевременно формировать отчетность
-
Контролировать соблюдение трудового законодательства
-
Снизить административную нагрузку
Особенности для ИП на разных налоговых режимах
УСН и кадровый учет
ИП на упрощенной системе налогообложения имеют те же обязанности по ведению кадрового учета, что и на общем режиме. Налоговый режим не влияет на трудовые обязательства.
Патентная система
Использование патентной системы налогообложения не освобождает от ведения полноценного кадрового учета и выполнения всех обязанностей работодателя.
Кадровый учет у ИП в 2025 году требует профессионального подхода и постоянного мониторинга изменений в законодательстве. Правильная организация кадрового учета не только обеспечивает соблюдение требований закона, но и создает основу для эффективного управления персоналом и развития бизнеса.
Фото: pixabay
