Как пандемия меняет подход бизнеса к рабочим пространствам
За последнее время удаленка оказалась не менее актуальной, чем работа в традиционном офисе. Порядка трети сотрудников продолжат трудиться в удаленном режиме на постоянной основе. Как адаптировать современные офисы к новым реалиям и почему правила обустройства рабочего пространства поменялись, в колонке для журнала «Компания» рассказывает сооснователь и управляющий партнер компании MANUFAQTURY Андрей Кулагин.
Традиционный офис мертв
Несмотря на послабление ограничительных мер в связи с пандемией коронавируса и возможность вернуться в офисы, многие люди уже оценили и прочувствовали все преимущества удаленки. Сотрудники хотят продолжать работать вне своих учреждений хотя бы несколько раз в неделю. Однако не все работодатели целиком и полностью поддерживают это стремление, поскольку эффективность удаленной работы в некоторых случаях может снижаться. Тем не менее, по прогнозам специалистов, традиционные рабочие места уже никогда не будут прежними, поскольку сегодня в тренде гибридный формат работы. При таком подходе работники несколько дней находятся в офисе, а какое-то время работают из дома, коворкинг-пространства или ближайшей кофейни. В этой связи владельцы бизнеса не готовы переплачивать за частично простаивающие офисные помещения, но пока среди них нет единого и четкого понимания, как можно оптимизировать свои расходы.
Для многих пришло время менять привычный подход к созданию рабочих пространств.
И это связано не только с желанием сотрудников оставить за собой право относительной свободы. Большое значение имеет тот факт, что к 2025 году до 75% рабочей силы могут составить миллениалы — люди, рожденные после 1980-х годов. И они предъявят работодателям совершенно новый набор требований и ожиданий. Ведь одна из главных отличительных особенностей людей этого поколения заключается в том, что свободу они любят больше, чем власть. Не последнюю роль для них играет и правильная организация комфортного рабочего места.
Примечательно, что баланс между работой и личной жизнью не является актуальным для миллениалов. Работа для них — это часть жизни, стиль которой определяет в том числе сферу их интересов. Поэтому, планируя удобный для миллениалов офис, следует учитывать:
- возможность развития их потенциала, в том числе творческого. Необходимы рекреационные зоны, зоны для спонтанных мозговых штурмов и неформального общения;
- свобода и уединение. Не привязывайте миллениала к рабочему месту. Традиционные опенспейсы могут только навредить: этому поколению необходима возможность побыть наедине со своими мыслями;
- экономия времени на передвижение. Миллениалы не проводят четкого разделения между работой и остальной жизнью. Для них и офис, и хобби, и общение с друзьями — это и есть жизнь. Хотя бы минимальный набор тренажеров в офисном помещении поможет совместить работу с занятиями спортом, а игровая зона — снять напряжение между рабочими задачами;
- индивидуальный подход к своему рабочему времени. Удаленка и гибридный формат работы станут дополнительной нематериальной мотивацией;
- активное использование цифровых технологий. Вам не обойтись без элементарной возможности подключения по видеосвязи и общения в мессенджерах.
От того, насколько комфортно сотрудники чувствуют себя на рабочем месте, зависит эффективность их работы. Во-первых, оптимальное рабочее пространство влияет на здоровье. Во-вторых, на психоэмоциональное состояние. Вряд ли кому-то понравится целый день сидеть спиной к входу, когда каждый посетитель так и норовит заглянуть в монитор.
Такой фактор, как цветовая гамма, тоже влияет на продуктивность человека. Теплые цвета активизируют мозговую деятельность, а холодные повышают работоспособность. Кроме того, при помощи светлых тонов можно визуально увеличить небольшую площадь офиса. Интересно, что чем выше требования к уровню интеллектуальной деятельности сотрудника, тем более вдумчиво необходимо подходить к цветовой палитре офиса.
Немаловажна и надежная звукоизоляция. Тихие офисы помогают избежать излишнего стресса и повышенной утомляемости. А продуманная архитектура, в том числе и то, насколько удобны подъезды, есть ли парковочные места, как далеко находятся магазины, если сотруднику необходимо купить продукты домой и т. д., свидетельствует о проявлении заботы о коллегах.
Удивительный факт: зелень в офисе может значительно повысить работоспособность, активизируя определенные отделы головного мозга. Фитостены создают благоприятную среду для работы сотрудников и встреч с клиентами.
Кроме того, в наших проектируемых пространствах мы часто устанавливаем камины. Огонь на подсознательном уровне заставляет людей собираться вместе. В этих зонах, как правило, проходят брейнсторминги.
Учитывая все вышеперечисленное, становится ясно, что скоро появятся исследовательские центры, которые будут работать на стыке психологии, социологии, управления персоналом и архитектуры. Например, мы уже планируем открытие такого центра в ближайшем будущем. Известно, что организация рабочего пространства влияет на прибыль компании. И у представителей бизнеса уже есть запрос на такой формат продукта, а также на исследования в этой области.
Рынок офисной недвижимости и PropTech в цифрах
По данным агентства инноваций Москвы и D-sight, объем инвестиций в PropTech (технологии в недвижимости) в Европе в 2020 году оценивался в $28,3 млрд. По прогнозным оценкам, объем вложений в отечественный рынок PropTech составлял 1,5 млрд руб. в аналогичном периоде и был эквивалентен двукратному росту. Кроме того, рынок PropTech в России продолжает активно увеличиваться. Мы видим, что ключевыми драйверами для инвестиций в цифровые ИТ и PropTech являются повышение эффективности (65%), снижение затрат (47%), более эффективное принятие решений.
Состояние рынка офисной недвижимости в Москве в 2021 году характеризуется прежде всего сохранением стабильного спроса на качественные офисы. Примечательно, что пандемия не оказала критического влияния: на рынке дополнительно высвободилось всего около 140 тыс. кв. м, при этом арендные ставки практически не изменились.
Совокупный среднегодовой темп роста сделок по поглощению коммерческой недвижимости (покупка, аренда) составил 9%. Средний объем сделок в год — 1,7 млн кв. м. 10% от общего объема рынка поглощается ежегодно. 1% всех площадей от общего объема рынка высвободилось за пандемию. 11,8% площадей вакантно, и вакансия не увеличивается. Наибольшее изменение было зафиксировано в классе В+, показатель достиг отметки в 10,1; (+1,1 п. п.). В классах А и В доля свободных площадей была более стабильной и увеличилась только на 0,2 п. п. — до 12,8% и 16,9% соответственно, о чем свидетельствует JLL, глобальная компания по оказанию услуг в сфере коммерческой недвижимости. Кроме того, рынок находится в «буферной зоне» по равномерности распределения площадей между арендаторами и арендодателями. Объем нового предложения в 2021 году прогнозируется в 450 тыс. кв. м по данным Cushman&Wakefield.
Новые технологии рабочего пространства
Инновации все сильнее влияют и на рабочее пространство. Учитывая нужды сотрудников, оснащение офиса и способы организации рабочего пространства становятся «умными». Компании стараются внедрять современные офисные решения, чтобы не только идти в ногу со временем, но и помогать людям быть более продуктивными в комфортных условиях.
В первую очередь это касается использования зеленых технологий и инновационных решений, способных значительно уменьшить воздействие офиса на окружающую среду. Это и автоматизация освещения рабочих пространств датчиками движения, и контроль за расходом воды посредством сенсорных кранов, и установка солнечных батарей для экономии потребления электроэнергии.
Благотворно на эффективности сотрудников скажется и «умная» мебель. Например, компания BMA Ergonomics выпускает стулья, которые при помощи предварительно установленного приложения будут давать индивидуальные советы по улучшению привычек сидеть, а также рекомендации по увеличению активности в течение дня. Дизайнерские рабочие столы со встроенной электроникой имеют беспроводную зарядку, встроенные колонки, USB-hub, спикер-системы, онлайн-калькулятор, системы видеоконференций и даже способны подогревать кофе.
Также для повышения двигательной активности сотрудников в течение дня был разработан стул, сжигающий калории. Популярностью пользуются и столы, оснащенные беговыми дорожками.
От опенспейсов к новым стандартам
Среди крупных компаний тренд менять опенспейсы на комфортное рабочее пространство набирает обороты, в том числе из-за влияния пандемии. Организации поняли, что офис — это не только «отдаться работе целиком и полностью», но и упорядочить свои мысли, возможность побыть в тишине и обдумать новую креативную идею. Пространство для общения и отдыха тоже стоит не на последнем месте, поскольку коллектив — это еще и активные, регулярные коммуникации и социализация.
Концепция открытого офисного пространства была продиктована желанием стимулировать сотрудников на быстрое общение друг с другом по рабочим вопросам. Однако исследования показывают, что опенспейсы могут снизить их взаимодействие ориентировочно на 70%, а также сместить общение вживую в сторону коммуникаций по электронной почте и в мессенджерах. Это вполне объяснимо как внешними факторами, такими как шум и неудобная организация рабочего пространства, так и поведенческими: люди стараются избегать мест, где излишне нарушаются их пространственные границы и они не чувствуют себя в безопасности.
Тем не менее нельзя с уверенностью сказать, что в постковидный период все массово продолжат работать на удаленке. Все же отдельно выделенное рабочее пространство помогает внутренней самоорганизации человека, а также способствует переключению со среды «дом, дети, кот» на рабочий настрой. Да и совещания иногда эффективнее проводить лицом к лицу, нежели через видеоконференции. Однако, помня о том, что часть людей хотят продолжить работать вне офиса хотя бы несколько дней, необходимо продумать эффективную организацию рабочего пространства. Так и человеку будет комфортно, и офисные помещения в полупустом виде не будут простаивать.
Новые стандарты офисов должны включать:
- зонирование по принципу «офис внутри офиса». Разделение рабочего пространства не только на переговорки, зону отдыха и кофе-рум, но и возможность командам или проектным группам объединяться в отдельных кабинетах и работать над конкретной задачей, сохраняя при этом коммуникации с другими сотрудниками;
- снижение уровня офисного шума. Подойдет как оборудование рабочих мест столами с высокими перегородками, так и внедрение технологий, отслеживающих уровень шума в помещении;
- оптимизацию офисного пространства. Грамотная планировка способствует рациональному использованию времени, а также продуктивности сотрудников. Если офисное помещение небольшое, отдайте предпочтение мобильной мебели, которая легко собирается и разбирается и не требует много места.
Офисы станут меньше
Трансформация если не всех, то многих компаний под гибридный формат работы очевидна. Мы видим, что активно растет спрос на услуги по реновации офисов в более гибкое пространство. В среднем, по данным Cushman&Wakefield, компании планируют сохранить не менее 29% сотрудников на удаленном режиме работы. Также остается и свободный график посещения офиса в формате 3–2–2, т. е. три дня в офисе, два удаленно, два выходных.
Уже известны примеры многих иностранных и отечественных организаций, которые решили дать возможность сотрудникам работать удаленно или в гибридном формате. Так, компания Beeline и раньше практиковала возможность гибкого графика и формата удаленной работы. Это помогло ей сократить площади офисных помещений, привлечь и сохранить лучшие таланты, независимо от географии, сфокусироваться на результате, а не на процессе. И, по отзывам самих сотрудников, такой подход сохраняет баланс между работой и личной жизнью, экономит время на дорогу и является дополнительной мотивацией. Также среди первых компаний, перешедших полностью на удаленный формат работы, стали Mail.ru Group и HeadHunter. В числе зарубежных организаций — Twitter, а также IT-компании GitHub и VMware.
Следующий тренд — сокращение площадей офисов. Так планируют поступить в 2021 году 64% компаний, сместив акцент на эффективность и качество работы, а также на повышение общего здоровья коллектива. Об этом сообщает компания CBRE, предоставляющая услуги в области недвижимости и инвестиций.
Все это уже привело к увеличению запросов на:
- новую организацию труда и экспертизу в такой организации;
- офис развития человека и рыночную экспертизу;
- ИТ-решения на дистанционное управление офисным размещением (бронирование столов и переговорных комнат).
Андрей Кулагин
По материалам: “Компания”
